PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

Para que las auditorias internas se ejecuten de una forma correcta hay que tener claras las distintas fases de las que tiene que constar el proceso.

Programa de auditorias.  Definición de fechas para la actividad de ejecución de una auditoria.

Este Plan se elabora en función del estado y la relevancia de los procesos, procedimientos y áreas a auditar, así como del resultado de auditorías previas, no siendo obligatorio auditar la totalidad del sistema en el periodo anual establecido.

Preparación de las actividades de auditoria.  Es la fase previa a la ejecución de la auditoría.  Se tiene que preparar un plan de auditoría basado en el contenido del programa de auditoría.

El detalle del plan de auditoría refleja el alcance de la auditoría, incluyendo las unidades funcionales y los procesos que van a ser auditados.

Realización de las actividades de auditoría.  Es la secuencia de actividades definida para llevar a cabo la auditoria.  La secuencia de actividades puede ser la siguiente:

1. Reunión de apertura.  Se trata de contactar con las personas que van a ser auditadas para comunicar el alcance de la auditoria y acordar la fecha y la hora.  En la reunión de apertura se realizan aclaraciones al plan de auditoría.

2. Revisión de la documentación durante la auditoría.  Hay que revisar la documentación relacionada con la auditoría para:

  • Determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría
  • Reunir la información para documentar la auditoría.

La revisión puede combinarse con otras actividades de auditoría y puede continuar a largo de la misma.

3. Realización de las actividades de auditoría.  Durante la auditoría hay que conseguir:

  • Comunicar de las posibles desviaciones
  • Recopilar y verificar la información.
  • Preparar las conclusiones.
  • Realizar la reunión de cierre

4. Peparación del informe de auditoría.  Preparar y cumplimentar el Informe de auditoría, se recogen los resultados de la auditoria,  Un informe completo de auditoria interna está compuesto por los siguientes apartados:

4.1.   Portada del informe.  Al menos tiene que recoger la siguiente información:

  • Nº de informe
  • Empresa auditada
  • Normas de referencia
  • Equipo auditor
  • Fecha realización
  • Fecha del informe

4.2.   Plan de Auditoria.  Alcance.  Extensión y límites de la auditoria.  Puntos a auditar de las normas de referencia.

4.3.   Resumen de la auditora.  Resultado de la auditoria donde se reflejan todos los hallazgos de la auditoria.  Está compuesto por los siguientes apartados:

  • Resultado de la auditoría
  • Recomendaciones para la mejora
  • Cuadro de no conformidades

4.4.   Cuestionario de la auditoria.  Guía de requisitos usados como referencia para buscar las evidencias.

4.5.   Matriz planificación próxima auditoria.  Extensión y fecha planificada para la próxima auditoria.

4.6.   Relación de participantes.

Distribución del informe de auditoría.  El informe se distribuye y es explicado por el equipo auditor. Las conclusiones de la auditoria pueden necesitar de la definición de acciones correctivas o de mejora.  Las acciones tienen que ser definidas por la persona auditada.

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