COMO PREPARAR UNA AUDITORIA

Muchas veces nos ponemos muy nerviosos ante la cercanía de una auditoría, sobre todo cuando es externa (para certificación o similar).  Los nervios son el peor consejero que nos podemos echar.¿Qué pasos debemos seguir para tener una auditoría bajo control ¿?

  •  Tener identificados y organizados el lugar de archivo de registros y documentos, ayuda.
  • Conocer los procedimientos (e instrucciones) que aplican a uno mismo.  Ser capaz de explicar tu proceso de trabajo.
  • Antes de responder, entiende la pregunta.  Ser sincero y honesto vale mucho, pero solo responde a la pregunta.  No hay que discutir de posibles no conformidades, limitarse a demostrarlo el cumplimiento con hechos es lo mejor.
  • Para tu tranquilidad, evita interrupciones de gente o teléfono.  Tomate tu tiempo y si necesitas más pide un poco más.

Preguntas típicas en una auditoría:

  1. ¿Conoces la política de la calidad?
  2. ¿De qué manera se te dio a conocer la política de la calidad?
  3. ¿Conoces quiénes son tus usuarios?
  4. ¿Cómo te aseguras de que tu trabajo lo realizas de acuerdo a los requisitos establecidos para el servicio?
  5. ¿Cuáles son los procedimientos y los registros que se generan en tu área?

Un Sistema de Gestión tiene que estar implementado, “Hacemos lo que decimos”.  El auditor se encargará de evidenciar que el proceso está documentado, el personal capacitado y los registros realizados.

Los auditores son muy rebuscados y generalmente tienen un sexto sentido para obtener la información y evaluar el cumplimiento del conjunto.

RECORDAR QUE LA AUDITORIA ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL.  SIN EMBARGO LE PE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.

Si el sistema está bien implementado, cualquier persona tiene que ser capaz de demostrarlo.  No dejemos que los nervios nos superen, el proceso es nuestro y sabemos más de él que el propio auditor.

Animo y suerte ¡!!

Un pensamiento en “COMO PREPARAR UNA AUDITORIA

  1. El artículo habla de cómo preparar una auditoría, con buenas artes, y estoy de acuerdo. Sin embargo, hay gentes a las que obrar bien les parece de tontos, y tiran por otros caminos.
    Para preparar una auditoría, a veces se enconden papeles, a veces se esconden personas, …. he pensado que se podría dar un paso más y contratar para el evento “auditados externos”. Algo pareceido a una compañía de teatro que se ha aprendido el guión escrito en los procedimientos y, durante la auditoría, cada uno representa su papel. Lo harían tan bien que, al final de la representación, el equipo auditor rompería en aplausos.
    ¿Basta con que las cosas funcionen bien ese día?
    ¿Podría el auditor descubrir esa farsa, sin pedir los deneises al personal?
    Hay ocasiones en que no hace falta mucha astucia, como por ejemplo en aquella en la que el auditor se presentó, a decir de los auditados ¿…?, un día antes de cuando se le esperaba y, mientras en una mesa, el consultor externo, estaba escribiendo los registros de la “revisión por la dirección”, en otra, el Responsable de Calidad escribía el Informe de la Auditoría interna.
    Marcelino, te pillé, dije al que escribía la revisión por la dirección. Y con esas palabras empezó y acabó la auditoría.
    Saludos.

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